متقاضیان تمدید پاسپورت در خارج کشور نیازمند انجام فرآیند نسبتا پیچیده‌ای برای تمدید گذرنامه ایرانی خود هستند. عدم توجه به این پیچیدگی و جزئیات فراوان آن گاهی باعث سردرگمی متقاضی یا اشتباهاتی می‌شود که متقاضی را مجبور می‌کند عملیات را از نو شروع کنند و تقاضای جدیدی را ثبت کنند. برای پرهیز از بروز چنین مشکلاتی توجه شما را به مهم‌ترین و رایج‌ترین اشتباهات متقاضیان تمدید گذرنامه ایرانی در خارج کشور جلب می‌کنیم.
1. ثبت‌نام نکردن در سامانه میخک
سامانه میخک با هدف ارائه خدمات کنسولی به ایرانیان مقیم خارج از کشور راه‌اندازی شده و خدماتی مثل ثبت ازدواج، امور سجلی، حمایت‌های کنسولی و قضایی، تقاضای پاسپورت و تمدید آن، دریافت گواهی عدم سوءپیشینه، تایید اسناد، تنظیم وکالت نامه، خدمات به دانشجویان و… ارائه می‌دهد.
کلیه درخواست‌های کنسولی بایستی ابتدا در سامانه میخک ثبت شده و کدرهگیری دریافت نمایید. متقاضیان دریافت گذرنامه می‌بایست پس از تشکیل پرونده الکترونیک در سامانه میخک (پروفایل)، تکمیل فرم درخواست صدورگذرنامه و بارگذاری تصویر اسناد مورد نیاز، ارسال آن به نمایندگی مورد نظر یا مراجعه حضوری (با در‌دست‌داشتن کد رهگیری دریافتی از سامانه) مراحل صدور و تحویل مدارک را انجام و گذرنامه خود را دریافت نمایند.
تا قبل از راه اندازی این سایت ایرانیان مقیم خارج از کشور برای انجام امور کنسولی‌شان باید به دفاتر کنسولی می‌رفتند و به صورت حضوری خدماتی که می‌خواستند را دریافت می‌کردند. این فرآیند علاوه بر هزینه‌بر بودن، وقت‌گیر نیز بود و امور به کندی پیش می‌رفت. دولت ایران در زمان کرونا سامانه میخک را تاسیس کرد البته در ابتدا نامش تاک (تایید اسناد کنسولی) بود اما با گذشت زمان با افزایش دامنه خدماتی که ارائه شد نامش به سامانه مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی (میخک) تغییر یافت.
2. ارائه مدارک ناقص یا نادرست
تهیه مدارک اولیه، اولین و مهم‌ترین مرحله در فرایند تمدید پاسپورت است. تصویر این مدارک باید در سامانه میخک بارگذاری شوند و در مرحله بعدی اصل یا تصویر همین مدارک به نمایندگی یا کنسولگری جمهوری اسلامی ارائه شوند. چگونگی ارائه این مدارک (حضوری یا از راه دور) در کشورهای مختلف ممکن است متفاوت باشد. مثلا ایرانیان مقیم کانادا باید تصاویر این مدارک را یکبار دیگر از طریق اینترنت برای سفارت ایران در کشور ایرلند بفرستند یا حضوری به دفتر حفاظت منافع ایران در واشنگتن ارائه دهند. نکته مهم هنگام مراجعه به سامانه میخک اینست که به درخواست‌های ناقص ترتیب اثر داده نخواهد شد و متقاضی باید فرآیند تقاضای خود را از نو شروع کند و کد رهگیری جدید بگیرد.
3. پرداخت نکردن هزینه‌های مربوطه
هزینه صدور بسته به شرایط متقاضی و در کشورهای مختلف متفاوت است و ضروریست متقاضی قبل از اقدام ابتدا ارقامی که در سایت های مختلف (از جمله همین سایت درج شده) را مشاهده کند تا برآوردی تقریبی از میزان هزینه مربوط داشته باشد و سپس برای کسب اطلاع دقیق از جدیدترین نرخ‌ها با نمایندگی یا کنسولگری مربوطه ارتباط برقرار کند. در برخی موارد خاص مثل امور کنسولی ایرانیان مقیم کانادا لازم است هزینه صدور گذرنامه توسط یکی از اقوام یا آشنایان در ایران نزد یکی از شعب ارزی بانک ملی در سراسر کشور به شماره حساب یورویی اعلامی به نام سفارت جمهوری اسلامی ایران پرداخت گردد و رسید واریزی از طریق اینترنت ارسال شود.
4. بی‌توجهی به زمان باقی‌مانده از اعتبار گذرنامه
از جمله سوالاتی که بیشتر مسافران با آن مواجه ی شوند این است که برای شروع سفر و خروج از کشور، گذرنامه چقدر باید اعتبار داشته باشد؟ بسیاری از افراد به دلیل نداشتن اطلاع از این موضوع مجبور به پرداخت جریمه می‌شوند. در صورتی که گذرنامه فرد اعتبار لازم را نداشته باشد، فرد از کشور مقصد دیپورت شده و به کشور خود بازگردانده می شود یا این که مجبور می‌شود جریمه های سنگینی پرداخت کند. به همین دلیل هم اطلاع از حداقل مدت پاسپورت و میزان اعتبار آن برای مسافران بسیار ضروری است. در همین راستا و به دلیل اهمیت اطلاع از این موضوع، در ادامه این مطلب درباره مدت زمان اعتبار گذرنامه برای خروج از کشور تمامی نکات ضروری و مهم ارائه شده است.
به طور معمول گذرنامه هایی که در ایران صادر می شوند ۵ سال اعتبار دارند. افراد باید به این موضوع توجه داشته باشند که پیش از اتمام اعتبار پاسپورت خود، باید برای تمدید و افزایش اعتبار آن اقدام کنند. حداقل مدت پاسپورت برای کشورهای مختلف، متفاوت است. اما به طور معمول گذرنامه فرد باید حداقل ۶ ماه اعتبار داشته باشد. به همین دلیل پیشنهاد می شود که افراد پس از گذشت ۴ سال یا ۴ سال و نیم، برای تمدید پاسپورت و دریافت گذرنامه جدید اقدام کنند تا برای سفر به مشکلی برخورد نکنند.
5. تعیین نکردن وقت ملاقات
در بعضی از کشورها (مثلا در آمریکا و کانادا که به دفتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران در سفارت پاکستان رجوع می‌کنند) لازم است متقاضیان امور کنسولی پیش از مراجعه، وقت ملاقات تعیین کنند. توجه نکردن به این نکته باعث تاخیر در پیگیری امور متقاضیان و نارضایتی آنان می‌شود ضمن اینکه توجه نکردن به زمان انقضا و پایان اعتبار پاسپورت قبلی می‌تواند به تاخیر بیشتر در انجام سفر متقاضیان منجر شود. هنگام اقدام برای تمدید گذرنامه در خارج کشور، تعیین زمان مراجعه حضوری را در برنامه‌ریزی کاری خود بگنجانید تا بتوانید از بروز تاخیرهای ناخواسته در سفر یا سایر امور حقوقی خود پیشگیری کنید.
6. پیگیری نکردن وضعیت درخواست
پس از آنکه درخواست خود را به‌صورت رسمی ثبت و ارائه کردید. پیگیری نتایج آن را فراموش نکنید. مثلا ممکن است از سوی سامانه میخک یا نمایندگی یا کنسولگری که به آن مراجعه کرده‌اید پیامی مبنی بر نقص یا ایراد در مدارک ارائه شده (مثلا ناخوانا بودن تصویر یکی از مدارک) برایتان ایمیل شود و این پیام تصادفا به پوشه اسپم (ایمیل های زائد) منتقل شده باشد و شما از دریافت چنین پیام مهمی مطلع نشوید. هنگام ارائه و ثبت مدارک حتما زمان تقریبی دریافت پاسخ را جویا شوید و در تقویم دیجیتالی گوشی موبایل خود (یا هر روش دیگری که در دسترس شماست) تاریخی را برای یادآوری پیگیری نتایج درج کنید تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود و پاسپورت خود را در بازه زمانی مورد انتظار دریافت کنید.
5. نداشتن آگاهی از هزینه‌های به‌روز
همان‌طور که قبل‌تر گفته شد، ضروریست متقاضی برآوردی تقریبی از میزان هزینه‌های مربوط داشته باشد و سپس برای کسب اطلاع دقیق از جدیدترین نرخ‌ها با نمایندگی یا کنسولگری مربوطه ارتباط برقرار کند. به دلیل حجم تقاضاهای متقاضیان و شرایط متلاطم اقتصادی کشور، نرخ خدمات مختلف ممکن است هر از گاهی تغییر کند. نداشتن آگاهی از هزینه‌های به‌روز سبب می‌شود متقاضیان با رسید پرداخت مبلغی مبنی بر نرخهای قدیمی اقدام کرده و پس از مراجعه یا مکاتبه با نمایندگی مربوطه (کنسولگری) متوجه شود مبلغ پرداخت شده کسری از مبلغی است که اکنون باید قانونا بپردازد. در این‌صورت متقاضی با دردسر مراجعه مجدد به سامانه پرداخت مالی مربوطه و پرداخت مابه‌التفاوت و مراجعه (یا مکاتبه) مجدد با نمایندگی روبرو خواهد شد و انجام تقاضای او با تاخیر پیش‌بینی نشده روبرو می‌شود.
6. ارائه نکردن مدارک اقامت قانونی
هنگام تقاضا برای صدور پاسپورت به این نکته توجه کنید که باید وضعیت اقامتی شما مشخص باشد و مدارک قانونی و مورد تایید کنسولگری جمهوری اسلامی مبنی بر اقامت فرد در آن کشور ارائه شود. به‌طور کلی محل صدور پاسپورت همان کشوری است که رسما مقیم آن هستید. این غیر از شهروندی شماست. مثلا در پاسپورت جدید ایرانی یک فرد مقیم آلمان و در محل صدور ثبت می‌شود «آلمان – برلین» . برای این منظور ضرورت دارد متقاضی مدارک قانونی محکمی دال بر اقامت دائم در کشور آلمان ارائه دهد. در مواردی استثنایی (مثلا ایرانیان مقیم کانادا) ممکن است محل صدور کسنولگری ایران در کشور دیگر (مثلا ایرلند) باشد اما همچنان مدارکی برای اثبات اقامت در کشور کانادا لازم است. در موارد دیگر مثلا گذرنامه دانشجویی (یعنی گذرنامه دانشجویانی که دارای پرونده تحصیلی تایید شده در میخک هستند و گواهی اشتغال به تحصیل ترم جاری آنها تایید شده باشد) فقط با محل اقامت ایران صادر می‌شود. قبل از اقدام اطمینان حاصل کنید با توجه به این نکته، چه مدارکی لازم است ارائه کنید تا تقاضای شما به صورت ناقص به شما برگردانده نشود.
7. توجه نکردن به تغییرات قوانین
به‌طور کلی امور کنسولی و مهاجرتی قوانین سیالی دارند و ثابت نیستند. قوانین و جزئیات مقررات مربوط به صدور پاسپورت ممکن است هر چند ماه یکبار تغییرات اندکی داشته باشد. شاید این تغییرات زیاد نباشند. مثلا اندکی تغییر در میزان هزینه خدمات و یا مشخصات تصویر (اسکن) مدارکی که می‌فرستید رخ داده باشد. اما اطلاع نداشتن از همین تغییرات اندکی ممکن است بررسی تقاضای شما را با اشکال یا تاخیر روبرو کند. همواره قبل از ثبت نهایی مدارک و تقاضای خود (چه به صورت آنلاین مثلا در سامانه میخک و چه به صورت حضوری) اطمینان حاصل کنید که مدارک شما با جدیدترین ضوابط اعلام شده از سوی وزارت امور خارجه ایران همخوانی دارد تا مجبور به ثبت تقاضای جدید و تکرار فرآیند نداشته باشید.
8. ارائه نکردن گواهی‌های لازم برای دانشجویان
فرآیند صدور گذرنامه برای دانشجویان با جزئیات و نکات بسیاری همراه است. این موارد به تفصیل در مقالات مختلف همین سایت بررسی شده‌اند. توصیه می‌کنیم حتما این مطالب را با دقت مطالعه کنید و گواهی‌ها و مدارک لازم را با دقت تهیه کنید. مطمئن شوید که از آخرین تغییرات مربوط به ضوابط و مقررات در این زمینه آگاهی دارید و سپس اقدام کنید. استفاده از مشاوره دفاتر خدماتی برای ایرانیان مهاجر یا دانشجو می‌تواند به شما کمک کند تا از موارد و نکات جدیدی که احتمالا در سایت‌های وب هنوز منعکس نشده، اطلاع پیدا کنید.
