برای دانشجویان ایرانی که در خارج از کشور تحصیل می‌کنند، تشکیل پرونده دانشجویی در سامانه میخک یک گام ضروری برای بهره‌مندی از بسیاری خدمات کنسولی است. این فرآیند، امکان تایید مدارک تحصیلی، دریافت تسهیلات دانشجویی، و انجام امور مربوط به گذرنامه را تسهیل می‌کند. این راهنما به طور جامع، مراحل و مدارک لازم برای تشکیل پرونده دانشجویی در سامانه میخک را شرح می‌دهد و نکات کلیدی را در این زمینه ارائه می‌دهد. هدف ما، ارائه اطلاعات دقیق و کاربردی به منظور راهنمایی دانشجویان عزیز در این فرآیند است.
تشکیل پرونده دانشجویی برای دانشجویانی که در خارج از کشور تحصیل می‌کنند ضروری است چون درخواست برای کارهای زیر مستلزم ثبت پرونده دانشجویی در سامانه میخک است.
- دریافت تایید گواهی اشتغال به تحصیل شما تسهیل می‌شود.
- برای تعویض یا تمدید پاسپورت درخواست خود را ثبت نمایید.
- می‌توانید تسهیلات ارز دانشجویی سامانه میخک را دریافت کنید.
- اگر دانشجوی مشمول هستید، می‌توانید مهر خروج دریافت کنید.
- می‌توانید برای تایید مدارک فارغ التحصیلی خود درخواست ثبت کنید.
- از پرداخت عوارض خروج از کشور معاف شوید.
مدارک مورد نیاز
- ویزای تحصیلی
- آخرین مدرک تحصیلی داخل کشور
- آخرین مدرک تحصیلی یا گواهی اشتغال به تحصیل
- کارت پایان خدمت یا معافیت از خدمت
- عکس پرسنلی
- کارت ملی هوشمند (یا کارت ملی قدیمی به همراه کد رهگیری ثبت درخواست کارت ملی هوشمند)
- صفحه اول گذرنامه + مهر آخرین خروج در گذرنامه
نکات مهم هنگام استفاده از سامانه میخک
- توصیه می‌شود برای سهولت کار با سامانه میخک از گوگل کروم برای ورود به سامانه استفاده کنید.
- تصاویر هرکدام از این موارد با باید به‌طور جداگانه در سامانه بارگذاری نمایید.
- برای هر مدرک یا گواهی باید کد رهگیری جداگانه دریافت کنید.
- اگر به چند نسخه تاییدیه از یک مدرک نیاز دارید، یکبار بارگذاری آن کافی است.
- بعد از اینکه کد رهگیری را برای درخواست تایید مدارک خود دریافت کردید می‌توانید برای تایید نهایی آن به همراه اصل مدرک خود به نمایندگی مراجعه نمایید.
مراحل تشکیل پرونده دانشجویی در سامانه میخک
ابتدا در سامانه میخک ثبت‌نام کنید و سپس بسته به اینکه دانشگاه محل تحصیل شما مورد تایید وزارت علوم است یا مورد تایید وزارت بهداشت، یکی از دو مسیر زیر را طی کنید.
الف) برای دانشگاههای مورد تایید وزارت علوم
- از مورد تایید بودن دانشگاه مورد نظر نزد وزارت علوم در این سایت مطمئن شوید.
- پس از ثبت‌نام در سامانه میخک، وارد بخش «امور تحصیلی» شوید.
- در بخش نمایندگی «وزارت امور خارجه – ستاد کانادا» و برای نوع درخواست «تائید مدارک تحصیلی» را انتخاب کنید
- در بخش تایید مدارک: گواهی اشتغال به تحصیل را بارگذاری و ثبت کنید: گواهی اشتغال به تحصیل باید دارای مقطع و رشته تحصیلی، Full Time، حضوری و دارای تاریخ تحصیل در ترم جاری باشد.
توجه مهم: هیچ مدرک دیگری شامل ریز نمرات، کارت ملی و … در کنار گواهی اشتغال به تحصیل بارگذاری نشود. در غیر این صورت تایید نمی‌شود.
- در بخش «درخواست پرونده تحصیلی» مشخصات مقطع تحصیلی فعلی خود را تکمیل و با نمایندگی: وزارت امور خارجه – ستاد کانادا ، ثبت کنید.
- تصاویر مدارک باید به‌صورت کامل، صاف و باکیفیت باشد (انگشتان در تصویر مشخص نباشند) در غیر این صورت بررسی نمی‌شوند. ابتدا مدارک فوق را با فرمت‌های JPG و JPEG و حداکثر حجم 300 کیلوبایت، اسکن نمایید تا در هنگام برگذاری در سامانه به مشکل برنخورید.
- دانشجویان آقا، حتما کارت پایان خدمت یا معافیت تحصیلی خود را بارگذاری کنند در غیر اینصورت پرونده تایید نمی‌گردد.
- در آیتم «مدرک تحصیلی قبلی خدمت گیرنده» تصویر «اصل مدرک تحصیلی» یا «دانشنامه» بارگذاری شود. «گواهینامه موقت» معتبر نیست.
- برای ثبت درخواست گذرنامه دانشجوی: در صفحه اول میخک، بخش امور گذرنامه: درخواست «اجازه خروج دانشجویی» را تکمیل و ثبت کنید.
- برای پیگیری تایید پرونده تحصیلی با ایمیل بخش دانشجویی ستاد کانادا student@mfa.gov.ir مکاتبه کنید یا در ساعات اداری با شماره‌های 80-02161153278 تماس بگیرید.
ب) برای دانشگاههای مورد تایید وزارت بهداشت
- ابتدا از مورد تایید بودن دانشگاه خود توسط وزارت بهداشت در لینک زیر مطمئن شوید:
فهرست دانشگاههای مورد تایید وزارت بهداشت
- در بخش نمایندگی «وزارت امور خارجه – ستاد کانادا» و برای نوع درخواست «تائید مدارک تحصیلی» را انتخاب کنید.
- در بخش تایید مدارک: گواهی اشتغال به تحصیل را بارگذاری و ثبت کنید: گواهی اشتغال به تحصیل می‌بایست دارای مقطع و رشته تحصیلی، Full Time، حضوری و دارای تاریخ تحصیل در ترم جاری باشد.
- تصاویر مدارک باید به‌صورت کامل، صاف و باکیفیت باشد (انگشتان در تصویر مشخص نباشند) در غیر این صورت بررسی نمی‌شوند.
- در بخش درخواست پرونده تحصیلی: مشخصات مقطع تحصیلی فعلی خود را تکمیل و با نمایندگی: وزارت امور خارجه – ستاد کانادا ، ثبت کنید.
- در صفحه اول میخک، بخش امور گذرنامه: درخواست اجازه خروج دانشجو را تکمیل و ثبت کنید.
- در سامانه موحد متعلق به وزارت بهداشت (https://mohed.behdasht.gov.ir/EducationPortal) ثبت نام کنید. (توجه: این سامانه از خارج از کشور در دسترس نیست و باید ثبت نام را یکی از اقوام یا آشنایان در ایران برای متقاضی انجام دهد.)
- یکی از موارد مورد نیاز برای ثبت‌نام در سامانه موحد بارگذاری مدرک تایید شده گواهی اشتغال به تحصیل است. به همین خاطر پس از تایید مدرک گواهی اشتغال به تحصیل در سامانه میخک، در بخش «بررسی صحت مدرک» سامانه میخک با وارد کردن کدرهگیری عکس گواهی تایید شده را بگیرید و همراه دیگر مدارک در سامانه موحد بارگذاری کنید.
- برای پیگیری تایید پرونده تحصیلی با ایمیل بخش دانشجویی ستاد کانادا student@mfa.gov.ir مکاتبه کنید یا در ساعات اداری با شماره‌های 80-02161153278 تماس بگیرید.
نکات مهم برای تشکیل پرونده دانشجویی در سامانه میخک
توجه داشته باشید که برای تشکیل و درخواست بررسی پرونده تحصیلی و دانشجویی حداکثر سن شما برای شروع به تحصیل در دانشگاههای خارج از کشور باید 40 سال باشد. در غیر این صورت به درخواست شما رسیدگی نخواهد شد.
- اگر رمز عبور خود را فراموش کردید، گزینه بازیابی رمز عبور را انتخاب نمایید تا رمز عبور به ایمیل شما ارسال شود. اگر ایمیل ندارید و آن را به اشتباه وارد کردید، می‌توانید گذرنامه و کارت ملی خود را اسکن نموده و آن را به ایمیل mikhak@webmail.mfa.ir ارسال کنید تا رمز عبور به ایمیل جدید شما ارسال شود.
- اگر کشور محل تحصیل خود را تغییر دادید حتما از قسمت ویرایش اطلاعات نمایندگی انتخابی خود را تغییر دهید تا پرونده شما در محل اقامت فعلی شما بررسی شود.
- اصل گواهی‌های اشتغال به تحصیل باید در ترم تحصیلی جاری از سوی دانشگاه به زبان انگلیسی صادر شده باشد. در این گواهی باید سال شروع به تحصیل، رشته و مقطع تحصیلی شما نیز قید شده باشد.
- اگر درخواست معافیت تحصیلی دارید باید فرم مربوط را از سایت دریافت کنید و همراه سایر مدارک ارسال نمایید.
- برای تمدید سنوات معافیت تحصیلی باید بعد از تایید گواهی اشتغال به تحصیل خود، آن را به وزارت علوم و یا بهداشت (بسته به رشته تحصیلی خود) و یا سازمان نظام وظیفه عمومی ارائه داده و اقدامات لازم را انجام دهید.
درخواست تأیید مدارک از طریق تشکیل پرونده دانشجویی
بعد از اینکه مراحل اولیه به اتمام رسید و کد رهگیری را دریافت کردید، می‌توانید گزینه «تایید مدارک» را انتخب کنید و درخواست تایید مدرک را برای موارد زیر ثبت نمایید:
- گواهی اشتغال به تحصیل
- گواهی ریز نمرات میان دوره
- گواهی پرداخت شهریه
- مدرک فارغ‌التحصیلی و ریز‌نمرات پایان دوره
- گواهی یا مدرک شرکت در دوره یا سمینار
سؤالات متداول
- آیا برای تشکیل پرونده دانشجویی در سامانه میخک حتما باید کارت ملی هوشمند داشته باشم؟
بله. ارائه کارت ملی هوشمند ضروری است. اما اگر آن را ندارید باید حتما کدرهگیری درخواست کارت ملی هوشمند خود را همراه با کارت ملی قدیمی خود بارگذاری نمایید.
- اگر حین تحصیل انتقالی گرفتم و به دانشگاه دیگری رفتم می‌توانم از همین پرونده دانشجویی استفاده کنم یا باید به فکر تشکیل پرونده تحصیلی جدید باشم؟
هر زمان که محل تحصیل‌تان بنا به هر دلیل تغییر کرد باید مدارک مربوط به آن را در پروفایل خود بارگذاری نمایید تا تایید شود.
- چه مدت بعد از درخواست تشکیل پرونده دانشجویی باید اصل مدارک را ارائه دهم؟
مدت زمان ارائه اصل مدارک به سرکنسولگری محل تحصیل، حداکثر 3 ماه خواهد بود و بعد از آن امکان بررسی وجود نخواهد داشت.
