برای تنظیم و ثبت وکالتنامه ایرانیان مقیم کانادا می‌توانند مراحل زیر را به‌ترتیب انجام دهند. فرآیند صدور وکالتنامه طی 2 الی 5 روز کاری انجام می‌شود. برای این منظور کافی است یکی از دو روش زیر را دنبال کنید. در روش اول طبق مراحل زیر از طریق ستاد کانادا در وزارت امور خارجه (ترکیب گام‌های آنلاین و مکاتبات روی واتساپ) می‌توانید وکالتنامه موردنظر را تهیه نمایید. در روش دوم می‌توانید از طریق دفتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران در واشنگتن دی‌سی اقدام کنید.
نکته مهم: در ستاد کانادا وکالتنامه‌های حاوی «فروش ملک» و «انحصار وراثت با حق فروش» انجام نمی‌شود. برای وکالتنامه‌هایی با موضوع «فروش ملک» و «انحصار وراثت با حق فروش» باید از طریق دفتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران در واشنگتن دی‌سی اقدام کنید.
فرآیند تهیه وکالتنامه از طریق ستاد کانادا
- ابتدا (موکل) وارد سامانه میخک شوید.
- بخش وکالتنامه را انتخاب کنید.
- در بخش اطلاعات درخواست، نام نمایندگی را «ستاد کانادا – وزارت امور خارجه» انتخاب کرده و در آیتم نوع وکالتنامه: یکی از قالب‌های مدنظر را انتخاب کنید.
- نشانی موکل (خودتان) را کامل به زبان انگلیسی وارد کنید. درصورت اشکال در نوشتن فارسی بنویسید. همچنین تلفن موکل را وارد کنید.
- در صفحه بعد، مشخصات وکیل را ثبت کنید. نشانی و تلفن وکیل را دقیق ثبت کنید.
- متن پیشنهادی وکالتنامه را اصلاح کنید. آیکون ذره‌بین زیر کادر متن را بزنید تا کاراکترهای غیرمجاز از متن حذف شوند.
- در بخش حدود اختیارات: حق توکیل به غیر را دارد یا ندارد را مشخص کنید. (آیا وکیل بتواند به فرد دیگری وکالت بدهد یا خیر). آیکون ذره‌بین را بزنید.
- در صفحه پایانی مشخص کنید که آیا قرار است این وکالتنامه را کسی در اداره تایید اسناد یا دفاتر استانی وزارت امور خارجه تحویل بگیرد یا خیر. در صورت انتخاب بله، می‌توانید غیر از وکیل نام نماینده‌ای که برای دریافت وکالتنامه مراجعه کند را نیز بنویسید.
- پس از وارد کردن کد امنیتی وکالتنامه را ثبت کنید.
- پس از دریافت کد رهگیری از سامانه میخک، روزهای کاری از شنبه تا چهارشنبه از ساعت هشت صبح الی سه بعد ازظهر به وقت ایران با واتساپ «کنسولی دیجیتال1» به شماره 09108106635 تماس تصویری بگیرید. در زمان تماس یکی از مدارک اصلی ایرانی شامل شناسنامه یا کارت ملی یا گذرنامه معتبر ایرانی و مدرک اقامت کانادا آماده باشد. ممکن است هنگام تماس پشت خط منتظر بمانید، صبور باشید تا تماس برقرار شود.
- پس از دریافت ایمیل وکالتنامه، فایل‌های ضمیمه ایمیل را چاپ کرده و پس از امضای محل موکل، وکالتنامه را با کیفیت خیلی خوب اسکن کرده و به ایمیل dcs.docs@mfa.gov.ir ارسال نمایید. در قسمت عنوان ایمیل بنویسید: «وکالتنامه آقای / خانم …..»
- وکیل تعرفه را به صورت اسکناس یورو به بانک ملی شعبه ارزی به حساب 2078070033 به نام «سفارت ج.ا.ایران در اتاوا» واریز کرده و فیش واریزی را به میزخدمت وزارت امور خارجه واقع در ساختمان شماره 3 گیشه 9 در تهران و یا به دفاتر استانی وزارت امور خارجه تحویل داده و وکالتنامه را دریافت نماید.
- نمونه فیش واریزی زیر را از متصدی بانک بخواهید:
- وکالتنامه مهر و امضا شده و در سامانه میخک بارگذاری می‌گردد.
- وکالتنامه با احراز هویت وکیل یا نماینده موکل توسط کارت ملی، تحویل ایشان خواهد شد.
توجه: برای مشاهده وکالتنامه تایید شده در سامانه میخک، از طریق بخش بررسی صحت مدارک در وب سایت دفتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران در واشنگتن دی‌سی اقدام کنید.
فرآیند تهیه وکالتنامه از طریق دفتر حفاظت منافع (واشنگتن)
- برای تنظیم وکالتنامه، با مراجعه به سامانه میخک (بخش وکالتنامه) نسبت به ثبت درخواست خود اقدام نمایید.
- در بخش اطلاعات درخواست، نام نمایندگی را «دفتر واشنگتن» انتخاب کنید و در آیتم نوع وکالتنامه: یکی از قالب‌های مدنظر را انتخاب کنید.
- نشانی موکل (خودتان) را کامل به زبان انگلیسی وارد کنید. درصورت اشکال در نوشتن فارسی بنویسید. همچنین تلفن موکل را وارد کنید.
- در صفحه بعد، مشخصات وکیل را ثبت کنید. نشانی و تلفن وکیل را دقیق ثبت کنید.
- متن پیشنهادی وکالتنامه را اصلاح کنید. آیکون ذره‌بین زیر کادر متن را بزنید تا کاراکترهای غیرمجاز از متن حذف شوند.
- در بخش حدود اختیارات: حق توکیل به غیر را دارد یا ندارد را مشخص کنید. (آیا وکیل بتواند به فرد دیگری وکالت بدهد یا خیر). آیکون ذره‌بین را بزنید.
- در صفحه پایانی مشخص کنید که آیا قرار است این وکالتنامه را کسی در اداره تایید اسناد یا دفاتر استانی وزارت امور خارجه تحویل بگیرد یا خیر. در صورت انتخاب بله، می‌توانید غیر از وکیل نام نماینده‌ای که برای دریافت وکالتنامه مراجعه کند را نیز بنویسید.
- پس از وارد کردن کد امنیتی وکالتنامه را ثبت کنید.
- پس از ثبت موفقیت آمیز درخواست وکالتنامه، رسید ثبت درخواست وکالتنامه که شامل کد رهگیری می‌باشد، را دریافت می‌کنید.
- حداکثر ظرف 5 روز کاری از تاریخ تنظیم وکالتنامه در سامانه میخک، فایل وکالتنامه و مراحل ادامه کار به ایمیلی که در سامانه میخک ثبت کرده‌اید، به‌صورت خودکار ارسال خواهد شد.
- لطفا پوشه spam/junk ایمیل خود را چک نمایید. ایمیل از طرف سامانه میخک از آدرس «mikhak.noreply@mfa.gov.ir» برایتان ارسال می‌شود.
- لازم به ذکر است که پس از دریافت فایل وکالتنامه، حداکثر دو هفته جهت انجام مصاحبه تصویری و ارسال مدارک به این نمایندگی زمان خواهید داشت (توضیحات بیشتر در ایمیل، به همراه فایل وکالتنامه ارسال می‌شود.)
- در صورتی که پس از 5 روز کاری از ثبت درخواست خود در سامانه میخک فایل وکالتنامه و دستورالعمل کاری را دریافت نکرده‌اید، رسید درخواست خود را به ایمیل vekalat@daftar.org ارسال نمایید.
توجه: برای مشاهده وکالتنامه تایید شده در سامانه میخک، از طریق بخش بررسی صحت مدارک در وب‌سایت دفتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران در واشنگتن دی‌سی اقدام کنید.
